集团电话系统是企业通讯系统中的重要组成部分，主要作用为 分机话务处理、中继话务处理、话务控制管理、语音提示处理以及基于网络技术的话务处理、基于光纤数字中继处理和无线的移动终端的、内部信息传递等功能整合。
优点：
1、共用外线经济实惠：
一台电话交换机可以使一、二条外线就分配给十几或几十个员工（或科室、部门）使用。为贵公司每一名员工安排一部分机，外线打入首先听到“您好，欢迎致电ⅹⅹ公司，请直拨分机号，查号请拨0”的一段电脑语音进行信息处理（也可以实现人工转接、或群呼几部），这样即能节约费用，又节约人工的同时，对于外线打入者也会以最快的速度与要联系的人联系。
2、管理功能：
电话交换机可以限制，一些部门允许打长途，一些部门允许打市话，有些部门只允许打内部电话，还可以管理监控各办公室的详细话费清单。
分机内部免费通话，无需支付电话费、无月租费、无承诺话费，并且只需要拨分机号即可。
功能：
分机话务处理：
转接电话、代接电话、保留电话、遇忙转接、无人接听转移、无应答转移、免打扰、经理秘书、会议等基本的应用功能。
中继话务处理：
中继呼入的应答模式、振铃分机的设定等。
话务控制管理：
限拨号码、限制呼出等级、呼出记录、呼的的路由选择、记录话单、控制费用等。
语音提示处理：
呼入引导处理直拨分机、分机忙、无人接听等状态提示，甚至留言。
网络电话处理：
基以太网宽带技术的网络电话应用（VOIP）。
数字中继处理：
根据应用侧重点不同 可将集团电话组建成：普通办公通讯系统、客服呼叫中心系统、应急调度系统、工厂生产通信系统、酒店客房通信系统。集团电话外线： 集团电话外线指接入集团电话中的外线总数;分机是您为员工所安排的的电话数量。
